Function room adalah
suatu ruangan yang di gunakan untuk kegiatan
penyelenggaraan rapat (meeting), bonus perjalanan (incentive), pertemuan (convention), pameran (exhibition), perjamuan (funcition)
pada periode, dan tujuan tertentu.
Function room dalam
persiapannya sangat memerlukan manajemen layanan yang baik karena dalam
penyelenggaraan suatu kegiatan, tamu bukan membutuhkan ruang rapat saja, tetapi
tamu memerlukan keperluan lainnya seperti makanan, tempat tidur, tour, dan
saling terkait. Pengaturan manajemen yang baik akan menghasilkan pendapatan
bagi hotel dan membentuk kesan, nama baik hotel bagi tamu.
Manajemen
layanan baik membawa dampak positif bagi hotel di antaranya sebagai berikut.
1.
Meningkatkan prosentase
pesanan ruangan rapat/seminar.
2.
Meningkatkan pembayaran
per tamu atas komunikasi di restoran.
3.
Perhitungan penjulan
pasti karena target dan tujuan sudah jelas sebelumnya.
4.
Pembagian tugas lebih
baik.
5.
Perencanaan dan
pelaksanaan lebih mudah karena jumlah tamu telah di kethui sebelumnya.
6.
Di samping ruang rapat,
tamu menggunakan fasilitas hotel lainnya.
B. JENIS - JENIS FUNCTION ROOM
1. Banquet
Banquet merupakan bentuk
paling mewah dari sebuah function. Selain
penggunaan ruang dan personel hotel, juga menggunakan peralatan dan perabot
yang banyak dari operasional hotel lainnya.
2. Buffet adalah function yang makanannya di tata secara prasmanan.
3. Cocktail Party adalah
function yang dilakukan hanya 1 – 2
jam saja. Pelaksanaan cocktail oarty
tidak menyediakan meja dan kursi. Hanya beberapa meja ditempatkan di sudut –
sudut untuk meletakkan piring – piring kotor. Minuman yang disajikan berupa
cocktail (campuran minuman beralkohol)
4. Barbeque adalah
function yang makanannya dihidangkan
dengan teknik baker (grill). Makanan
yang dipanggang biasanya daging – daging merah seperti daging sapi, babi, ayam
dan daging ikan
dilihat dari topik sidang, ruang function dapat di bagi menjadi :
1. Plenary Lecture (Sidang
pleno, paripurna), yaitu acara ilmiah yang dipresentasikan oleh seorang
pembicara tunggal dan dihadiri oleh seluruh peserta dan tidak ada cara ilmiah
lain saat bersamaan.
2. Symposia (simposium)
yaitu acara – acara ilmiah yang dipresentasikan oleh beberapa pembicara
berkenaan dengan topik – topik pokok yang ditentukan oleh panitia. Beberapa
simposium dilakukan secara bersamaan dengan topik – topik pokok yang ditentukan
oleh panitia. Beberapa simposium dilakukan secara bersaman, maka sering juga
disebu paralel simposium
3. Oral Free Paper (makalah
bebas) merupakan kesempatan yang diberikan kepada para peserta secara umum
untuk menyajikan hasil riset atau pengalaman yang berkaitan denga topik – topik
yang ditentukan panitia.
4. Poster Session (makalah bebas) yaitu
makalah bebas yang disajikan lewat poster. Poster
session kadang kala disebut scientific
exhibition (paper ilmiah)
5. Conferences (Konferensi)
yaitu acara ilmiah yang banyak mengikut sertakan diskusi/tanya jawab yang
berhubungan dengan suatu permasalahan/pengembangan.
6. Congress yaitu
acara ilmiah yang banyak mengajak peserta congress
berdiskusi/tanya jawab yang umumnya digunakan untuk menunjuk/menentukan
badan legislative,
C. Bentuk – bentuk (Tipe – Tipe) Function Room
1.
Bentuk U (Tapal Kuda)
Bentuk huruf U atau Tapal Kuda
merupakan bentuk yang paling sering digunakan untuk mempersiapkan rapat/seminar
dengan dua arah komunikasi
2. Bentuk
Parlemen
Bentuk
parlemen digunakan untuk kegiatan konferensi atau congress.
3. Bentuk
Theater
Bentuk ini digunakan untuk menyiapkan ruang rapat
atau seminar dengan dua arah komunikasi dalam jumlah peserta yang banyak
sehingga dapat menghemat ruang
4. Bentuk
Bulat/Oval
Bentuk ini digunakan untuk kegiatan rapat dalam
jumlah kecil atau pribadi
5. Bentuk
Huruf T
Bentuk T banyak digunakan untuk kegiatan mode
show, konser, dan kegiatan hiburan lainnya.
6. Bentuk
Bintang
Bentuk bintang banyak digunakan untuk promosi atau
presentasi produk.
