TURN DOWN SERVICE

Turn down service adalah pelayanan yang diberikan oleh bagian housekeeping untuk membuka bed cover, merapikan tempat tidur (membuka sheet), mengganti towel yang basah dan guest supplies yang sudah terpakai oleh tamu yang dilakukan oleh room attendant diwaktu sore hari antara jam 18.00 – 20.00 WIB. Pada beberapa hotel turn down service sering disebut dengan istilah open bed.

Open bed berbeda dengan make up room, pada saat open bed hanya dibutuhkan waktu kira-kira 5-6 menit setiap kamarnya, sementara kegiatan open bed room attendant harus mengerjakan sekitar 30 - 40 kamar.

Untuk perlengkapan turn down service biasanya dilengkapi dengan door knop menu, coklat atau permen, guest commant, bunga anggrek. Standard set up turn down service berbeda-beda antara hotel satu dengan hotel lainnya.Ada beberapa hotel yang meletakkan laundry bag, laundry list atau dry cleaning list, dan pen diatas bed yang telah di open bed atau pada luggage rack, hal ini dimaksudkan agar tamu tidak lupa untuk melaundrykan pakaiannya keesokan harinya.

B. Langkah-Langkah Open Bed

Untuk melaksanakan tugas turn down service ini seorang room attendant harus mempersiapkan beberapa hal, diantaranya adalah kunci kamar dan perlengkapan tamu seperlunya. Adapun langkah-langkah dalam melaksanakan turn down service adalah sebagai berikut:

1. Tekan bel atau ketuk pintu tiga kali sambil menyebutkan identitas section.

2. Apabila tidak ada jawaban, buka pintu secara perlahan-lahan, karena kemungkinan tamu tidak mendengar karena berada di kamar mandi atau sedang tidur.

3. Nyalakan lampu seperlunya.

4. Bed cober dibuka.

5. Kemudian bed cover dilipat menjadi dua atau tiga lipatan, dari bagian head atau atas ke bawah atau bagian kaki. Untuk mendapatkan lipatan yang baik bed cover dilipat sekali lagi dan disimpam pada almari rak paling atas. Penyimpanan dan pelipatan yang baik akam mempermudah pemasangan dikemudian hari.

6. Ujung sheet dan blanket dibuka dan tarikke arah kaki sehingga membentuk segitiga.

a. Membuka twin bed yang ditempati dua orang tamu.

- bedcover pada kedua bed dibuka.

- setiap sisi bed lipatan sheet diatur berhadapan kea rah bedside table.

b. Membuka twin bed yang ditempati dua orang tamu.

- bed cover dibuka.

- sheet dan blanket dibuka dan dilipat menghadap side table.

7. Menempatkan door knop menu dan turn down coklat diatas lipatan sheet. Ada beberapa hotel yang yang mengganti coklat atau permen dengan bunga anggrek.

8. Membersihkan sampah dan ashtry.

9. Membersihkan kamar mandi jika perlu dan mengganti towel yang sudah basah.

10. Pintu ditutup kembali dan pastikan pintu kamar benar-benar sudah terkunci.

11. Apabila tamu berada didalam kamar, jangan lupa untuk berpamitan kemudian buat work sheet tentang jam masuk dan keluar berikut item yang diganti pada kamar tersebut.

Adapun cara melipat bed cover yang dilakukan pada saat turn down service adalah sebagai berikut:

a. Bed cover dengan titik A,D,I,J bagian ini adalah bagian bawah (kaki) yang menjurai kea rah lantai.

b. Ambil ujung AD dan lipat kea rah titik EH, sehingga titik A,B,C,D bertemu dengan titik E,F,G,H.

c. Posisi bed cover tinggal K,L,I,J.

d. Ambil ujung KL kemudian lipat kearah titik EH, sehingga KL bertemu dengan titik E,F,G,H.

e. Posisi bed cover tinggal M,N,I,J.

f. Lipat ke tengah, ujung yang menjurai ke lantai atau bagian bawah yaitu titik I,J.

g. Ambil ujung I,J dan lipat kebagian tengah, kemudian lipatsekali lagi.

h. Lipatan ini cukup ringkas dan bisa disimpan pada wardrobe rak paling atas atau diatas luggage rack jika tidak untuk meneruh barang bawaan tamu.

Blanket dan sheet:

1. Lipat sheet ketiga blanket, sheet kedua secara bersamaaan dengan membentuk sudut segitiga.

2. Biasanya yang dilipat adalah yang paling dekat dengan bedside table atau yang dekat dengan telepon.

3. Jika kamar tersebut berisi dua orang tamu maka posisi lipatan saling berhadapan atau mengahdap bedside table untuk jenis twin bed, jika double bed yang dilipat adalah bagian sebelah kanan dan sebelah kiri sisi matrass.

4. Apabila kamar tersebut hanya diisi oleh satu orang tamu maka yang diopen bed cukup satu saja.

5. Setelah sheet tersebut dilipat, letakkanlah door knop menu diatas lipatan sheet terebut atau bunga anggrek dan door knop menu.

Hal-hal yang harus diperhatikan pada saat melakukan turn down service:

1. Tutuplah night curtain.

2. Nyalakan lampu seperlunya.

3. Buanglah sampah pada tempanya.

4. Jika ada gelas yang kotor cucilah.

5. Rapikan pakaian tamu yang berada diatas bed, lipatlah atau digantung di wardrobe, rapikan barang-barang yang ada diatas bed.

6. Jangan pindahkana berkas atau dokumen yang berada diatas meja.

7. Ganti semua towel yang sudah basah.

8. Ganti dan lengkapi bathroom supplies jika tidak lengkap.

9. Tutup pintu dan pastikan bahwa pintu sudah benar-benar terkunci.

10. Catat jam masuk dan jam keluar darikamar beserta items yang diganti pada work sheet.

C. Permintaan Tambahan Guest Supplies Saat Turn Down Service

Prosedurnya adalah sebagai berikut :

a) Permintaan tambahan guest supplies di catat dalam OT log book: jam order, no kamar, jenis permintaan, pemberi order, keterangan.

b) Permintaan tambahan guest supplies segera disampaikan ke petugas kamar melalui telephone atau alat komunikasi yang lain.

c)   Petugas kamar (room attendant) akan mengantar guest supplies yang diminta oleh tamu

d)   Tambahan guest supplies dicatat dalam room atendant work sheet.

D. Tugas dan Tanggung Jawab Turn Down Service

Tidak jauh beda dengan room attendant daily service, room attendant evening service juga membersihkan kamar tamu seperti room attendant daily service. Tapi bedanya, itu mereka kerjakan rentan waktu jam 13.00pm sampai waktu break 16.00pm. Tugas mereka yaitu meng-cover kamar-kamar sisa yeng tidak terbagi pada room assignment pagi. Biasanya masing-maing team mendapat 3 sampai 4 villa, tergantung kondisi di lapangan pada saat itu. Adapun tugas-tugas dari room attendant evening service dapat penulis sebutkan sebagai berikut :

1. Hadir di housekeeping office dengan uniform yang telah ditetapkan jam 13.00 kurang 10 menit.
2. Selanjutnya sama dengan apa yang dikerjakan room attendat daily service.
3. Setelah selesai istirahat selama 1 jam, pada jam 17.00 pm room attendant evening service kembali bertugas.
4. Room attendant evening service kembali ke housekeeping untuk mengambil turn down assignment, village key, dan beberapa surat-surat pemberitahuan yang akan diberikan kepada tamu, seperti : fogging news, SPA confirmation, guest comment, dan lain-lainnya. Untuk turn down assignment biasanya team yang terdiri dari 2 orang mendapat jatah 20 villa, dan 3 orang mendapat jatah 26 villa
5. Setelah itu, mereka menuju pantry masing-masing untuk melakukan preparing.
6. Dalam melakukan preparing terdapat beberapa amenities dan linen yang perlu ditambah untuk turndown service, yaitu turndown card, bunga, obat nyamuk bakar, D n D card, dan foot mat. Sedangkan alat-alat yang tidak perlu dibawa sperti mop, broom, loby duster, chemical & bucket, dan mop bucket.
7. Setelah selesai melakukan preparing, room attendant berangkat menuju ke villa tamu.
8. Setelah berada di depan villa tamu, room attendant diwajibkan untuk mengecek D n D light sebelum membunyikan bel di villa.
9. Setelah mengetahui bahwa D n D light dinonaktifkan, barulah membunyikan bel sebanyak 3 kali dengan jeda 10 detik dan mengucapkan greeting “Good evening, turn down service please” sebelum masuk ke villa tamu.
10. Setelah mendapat izin dari tamu atau tamu tidak sedang berada di villa, barulah room attendant memulai membersihkan villa tamu.
11. Sebelum mulai bekerja, room attendant diharuskan mengisi time in pada villa di turn down assigmnet dan memasang tanda “Villa is being on Service” pada pintu depan villa.
12. Room attendant A bertugas untuk menghidupkan lampu di bathroom, membersihkan bathroom, me-replace kembali linen bathroom dan bathroom amenities.
13. Room attendant B bertugas untuk menghidupkan lampu di dinning pavilion dan bedroom, memasang obat nyamuk bakar dan membersihkan dinning pavilion, merapikan kembali bedroom, melipat duvet, memasang turndown card, bunga, surat, dan foot mat.
14. Setelah keduanya selesai, room attendant A mengecek kembali amenities yang kurang .
15. Setelah semuanya selesai, room attendant kembali mengisi time out pada turn down assignment.
16. Setelah itu, kembali mengucapkan greeting “ Have a nice evening” kepada tamu dan melepas kembali tanda “Villa is being on Service”.
17. Berikut seterusnya sampai semua villa selesai dikerjakan dan kembali lagi ke pantry.
18. Jika sampai jam 21.20 pm masih terdapat villa yang D n D, room attendant melaporkan atau menelepon ke Guest Service untuk late message.
19. Setelah itu, room attendant A membersihkan pantry dan room attendant B menghitung dan mengakumulasi Sales Recapitulation Mini Bar hari ini dan mempersiapkan Sales Recapitulation Mini Bar untuk besok.
20. Setelah jam 22.00 pm, room attendant memberikan turndown assignment, Sales Recapitulation Mini Bar hari ini, dan village key kepada village chief/asst. village chief.