PELAYANAN LINEN INVENTORY

Laundry  adalah bagian dari housekeeping yang bertanggung jawab atas semua pencucian linen, baik itu house laundry maupun guest laundry. Laundry merupakan salah satu department dalam hotel, dimana laundry selalu mendapat perhatian yang sangat besar baik dari pihak manajemen maupun tamu. Adalah menjadi kewajiban hotel untuk menyediakan fasilitas laundry yang memadai demi kepuasan para  tamu. Linen dalam laundry sangat penting karena sebagian merupakan fasilitas yang akan digunakan oleh tamu, seperti sheet, towel, napkin dan lainnya. Tetapi sering kali tanpa disadari linen tersebut menghilang tanpa alasan yang jelas atau catatan, baik rusak maupun hilang. Jadi inventory linen dalam hotel sangat penting untuk mengetahui kemana linen tersebut beredar, apakah linen tersebut sedang terpasang, kotor ataupun di proses dalam pencucian laundry.

A.     Pengertian Linen dan Linen Room

            Linen adalah jenis benang atau kain yang terbuat dari serat – serat batang rami halus (flax). Bahan linen itu kering alamiah namun lunak saat dipakai bila dikelantang, warnanya akan abu – abu coklat sampai putih cream. Meskipun lebih peka terharap zat kimia, linen menyerap uang air lebih cepat dibanding katun. Selain kaku, linen juga memilki kilau alamiah, berbeda dengan katun yang umumnya lunak dan serat tidak mengkilap.

            Linen umumnya digunakan untuk membuat benda – benda yang membutuhkan kekuatan tinggi, termasuk benang jahit, senar jaring ikan, dan penutup kasur. Namun, saat ini serat – serat sintetis baru seperti nilon dan dacron dapat mengganti fungsi linen dalam beberapa hal.

            Untuk menyimpan seluruh linen, linen section mempunyai tempat khusus yang disebut linen room. Linen room harus terletak di tempat yang baik dan strategis agar mudah dijangkau dan memudahkan penerimaan linen kotor dari kamar – kamar tamu dan food and beverage outlet, serta mengirimkan linen yang masih bersih untuk dipasang.

            Linen room tidak boleh berdekatan dengan kitchen karena bau masakan dapat mempengaruhi kondisi linen yang mungkin saja akan terbawa sampai ke ruang tamu. Agar pelaksanaan kerja dapat berjalan lancar dan efektif, maka linen room harus :

·         Cukup luas sehingga para petugas dapat bekerja secara leluasa dan baik.

·         Lantai bersih, tidak licin, mudah pembersihannya, sebaiknya terbuat dari porselin berwarna putih dan polos.

·         Dinding dan langit-langitnya tinggi dan mudah dibersihkan.

·         Mempunyai penerangan yang cukup tetapi tidak menyilaukan, dan sirkulasi udara lancar agar linen yang ada didalam ruangan itu tidak menjadi lembab.

·         Jauh dari kitchen ( dapur) untuk menghindari bahaya kebakaran serta tidak terkontaminasi bau masakan.

·         Mudah dijangkau, untuk memperlancar penukaran linen.

·         Dilengkapi dengan rak-rak penyimpanan linen dan uniform karyawan.

·         Ada counter tempat penukaran linen  guna menghindari masuknya orang-orang yang tidak berkepentingan.

·         Pintu dapat  dikunci dengan baik demi keamanannya.

Guna melancarkan tugas di linen room,  sebaiknya dilengkapi dengan perlengkapan kerja sebagai berikut:

·         Kereta khusus untuk membawa linen , baik linen kotor maupun yang bersih

·         Kursi, meja beserta laci-lacinnya untuk melaksanakan tugas administrasi

·         Keranjang atau kotak besar tempat linen kotor.

·         Tangga untuk mengambil linen dari rak yang tinggi.

·         Mesin jahit guna memperbaiki linen atau uniform yang rusak serta cucian tamu yang perlu diperbaiki.

·         Telepon sebagai alat komunikasi dengan seluruh seksi dan department yang ada dihotel.

B.     Jenis Linen Supplies

            Linen supplies yang dipergunakan di Housekeeping Department  meliputi :

1.      Bed skirt, berfungsi sebagai penutup spring box (bed) hingga menutup seluruh kaki bed, warnanya disesuaikan dengan interior.

2.      Bed pad, yanitu alas tidur yang dipasang di atas matras, berfungsi :

a.       Sebagai peredam panas karena kasur terbuat dari busa, agar tamu dapat tidur dengan nyaman.

b.      Sebagai peredam kotoran. Terutama bila ditempati oleh anak – anak yang terkadang ngompol. Bed pad ini dapat dilepas dan dicuci sementara kasurnya tetap bersih.

3.      Sheet, terdiri dari dua jenis yaitu double sheet yang berukuran 230 x 275 cm dan single yang berukuran 175 x 275 cm. Setiap bed dipasang 3 pcs, yaitu :

·         Lembar pertama sebagai alas tidur di atas matras (kasur)

·         Lembar kedua dan ketiga sebagai pembungkus blanket (selimut) agar bulu – bulu selimut tidak mengenai kulit tubuh secara langsung yang dapat mengakibatkan gatal – gatal bagi sebagian tamu atau bulu selimut tidak mengotori bau tidur tamu.

·         Blanket (selimut), yang double berukuran 230 x 250 cm, dan single berukuran 175 x 250 cm.

·         Bed cover ( spring bed) dipasang di atas matras paling atassebagai penutup bed sehingga sebelum dipakai oleh tamu, bed ini masih dalam keadaan bersih, rapi, disamping juga menjadikan kamar tidur tampak indah, karena bed ini biasanya berwarna lembut menawan sesuai warna lantai kamar bed cover (karpet).

4.      Pillow case (sarung bantal), berukuran 50 x 75 cm.

5.      Towel (handuk) yang terdiri dari :

Ø  Bath towel, handuk untuk mandi, berukuran 60 x 122 cm.

Ø  Hand towel, handuk untuk lap tangan, berukuran 20 x 100 cm.

Ø  Face towel, handuk khusus untuk lap muka, berukuran 30 x 45 cm.

Ø  Bath mats, dipakai untuk membersihkan kaki, sebagai keset, sebelum masuk kedalam bath tub untuk berendam, berukuran 60 x 90 cm.

6.      Glass curtain, hordyin jendela yang tipis, transparan (glass) disebut juga net curtain karena seperti jaring.

7.      Night curtain, hordyin jendela yang tebal, yang dipasang atau ditutup pada malam hari, disebut juga black out curtainkarena dari luar kelihatan gelap shingga orang tidak dapat melihat ke dalam kamar.

8.      Shower curtain, hordyin yang dipasang di dalam kamar mandi diatas bath tub (bak mandi) ketika tamu mandi dengan shower. Ujung bagian bawah curtain ini masuk kedalam bath tub sehingga air tidak menggenangi lantai kamar mandi.

9.      Dust cloth, serbet atau lap untuk membersihkan meja, kursi, cermin, dan perlengkapan lain di dalam kamar.

10.  Glass cloth/glass towel, serbet atau lap khusus untuk mengeringkan gelas gelas sehabis dicuci.

Sedangkan linen supplies yang dipergunakan oleh Food and Beverage Department adalah sebagai berikut :

1.      Multon, terbuat dari bahan laken (kain yang lembut dan agak tebal) yang dipasang diatas meja, tepat dibawah taplak meja.

-           Untuk meredam panas hingga cat atau politur mja tidak lekas luka.

-          Untuk meredam suara saat petugas meletakkan/memasang alat – alat makan atau minum di atas meja.

2.      Tables cloth (taplak meja), untuk menutup meja makan. Taplak ini ada berbagao jenis ukurannya, sesuai dengan ukuran dan bentuk meja makannya. Begitu pula untuk tiap – tiap out let (restaurant), kadang mempunyai warna yang berbeda, disesuaikan dengan interior restaurantnya.

3.      Napkin, serbet makan yang dipasang diatas meja makan dengan berbagi macam bentuk yang sekaligus berfungsi sebagai hiasan. Ada yang berbentuk kipas, kupu – kupu, bunga mawar, topi, piramid, dll.

4.    Table skirting, di dalam suatu pesta dimana hidangan (makan dan minuman) sudak ditata diatas meja panjang (buffet table), maka daun meja ditutup dengan taplak sedangkan bagian sampingnya ditutup dengan kain panjang, menjuntai ke bawah hingga menutup seluruh kaki meja. Penutup ini juga berfungsisebagai penghias sehingga dibuat berimpel – rimpel untuk mempercantik bentuk skirting.

5.    Green velvet, digunakan untuk taplak meja sidang atau rapat – rapat di dalam ruang pertemuan dan biasanya terbuat dari bahan wool berwarna hijau, walaupun ada juga yang berwarna lain (biru, merah , kuning). Ukuran panjang satu setengah meter sampai empat meter, sedangkan lebarnya 90 cm atau lebih.

6.    Tray mat/place mat, kain penutup nampan, terbuat dari kain batik ataubahan lain sehingga tidak licin saat dipakai untuk membawa hidangan bagi para tamu.

7.    Glass towel/ glass cloth, untuk mengeringkan gelassetelah dicuci, serta mengelap gelas sebelum dipasang, diatas meja makan.

8.    Kitchen towel, kain lampin untuk mengangkat alat – alat dapur yang panas, misalnya panci, belanga, dll.

9.    Apron (celemek), rok yang dipakai untuk cooker (juru masak)  atau waiter untuk menutup tubuh bagian depan agar pakaian dinasnnya tidak cepat kotor.

10.                        Service napkin, serbet lap yang dipakai oleh waiter restaurant saat menuang air es kedalam gelas minum agar tidak menetes dan membasahi tamu.

C.     Proses Pencucian Linen

Setelah diadakan perputaran linen-linen tersebut digunakan bagi keperluan operasional seperti menyiapkan kamar, atau kegiatan layanan makanan dan minuman di hotel. Pada esok harinya linen tersebut akan diganti dengan linen baru agar dapat diketahui sumber linen kotor  tersebut bermula baik itu dari kelalaian pada seksi atau departemen lain atau dari kamar tamu. Adapun proses pencucian linen, sebagai berikut :

1.      Pengumpulan Linen Kotor ( Collecting a soiled Linen)

Linen- linen kotor dikumpulkan dalam Linen humper ( untuk room section). Kemudian, petugas linen akan mengambil linen yang kotor dari Linen hunper , sekaligus mengumpulkan dan mencatat jenis dan jumlahnya. Pencatatan ini penting dilakukan untuk menghitung jumlah linen yang dipakai dan diganti. Penghitungan antara keduanya harus sama, sedangkan untung linen kotor dari restaurant, pengumpulannya dilakukan langsung oeh petugas restaurant itu sendiri. Setelah diambil dari kamar maka linen kotor dibawa ke Linen room untuk dibuatkan daftar cucian dan administrasi lain sebagai fungsi kontrol. Adapun hal-hal yang harus di perhatikan yaitu sebagai berikut :

a.      Semua linen yang akan dicuci di Laundry, harus melalui General Linen Room disertai daftar cucian.

b.      Jumlah linen kotor yang dikirim harus tertulis di dalam daftar cucian.

c.       Setelah sampai di binatu, linen kotor akan dihitung oleh Linen Checker bersama dengan Linen Boy dan petugas linen.

d.      Hasil penghitungan akan ditulis pada daftar cucian.

e.       Pengiriman kembali linen bersih ke ruang linen ( Linen Room) harus sama dengan  jumlah linen kotor yang dikirim dan disertai dengan daftar cucian.

f.       Jika terjadi perbedaan, harus segera ditinjaklanjuti.

2.      Pengiriman ( Delivering a soiled linen)

Pengiriman linen kotor pada umumnya dilakukan petugas Linen Boy/ Linen runner dengan beberapa cara, antara lain :

a.       Dipikul

Cara ini sudah jarang digunakan di hotel- hotel, mengingat resiko kecelakaan kerja yang dapat terjadi sangat tinggi. Linen kotor yang akan dibawa bukan hanya satu atau dua klembar saja, melaikan bias saja dalam jumlah yang banyak. Kalau cara ini terpakasa dilakukan maka harus memperhatikan beran beban yang akan dibawa, misalnya sebagai berikut :

1)      Linen harus dibungkus dengan linen lain sehingga kemungkinan ada linen yang rusak atau ternoda.

2)      Oleh karena digunakan sebagai pelindung linen yang lain, maka linen pembungkus tidak boleh diletakan sembarangan.

3)      Linen tidak boleh diseret.

b.      Menggunakan Kereta Linen (Linen Trilley)

Cara ini paling banyak dijumpai di hotel, karena mengingat efisiensi kerja dan kemudahan dalam pengantaran. Karena penggunaan kereta, maka linen terjaga kebersihannya dan petugas terhindar dari keseleo atau kecelakaan kerja.

c.       Menggunakan Saluran Linen ( Linen Chute)

Saluran linen diprgunakan di hotel-hotel bertingkat, untuk mempermudahkan pengiriman linen kotor dari lantai-lantai tinggi. Jika hotel menyediakan linen chute sebagai sarana untuk mengirim linen kotor maka ada hal-hal yang harus diperhatikan sebagai berikut:

1)      Pastikan tidak ada benda-benda tajam didalam saluran linen.

2)      Pada tempat keluaran linen (di laundry) perlu ditempatkan trolley penampungan agar linen tidak jatuh secara langsung ke lantai. Pastika kebersihan linen chute-nya.

3)      Jagan memasukan linen terlalu banyak sehingga menutupi saluran.

3.      Pemeriksaan / Penyortiran Linen Kotor ( Checking a Soiled Linen)

Setelah linen kotor berada di laundry untuk dicuci, maka petugas laundry akan melakukan pemeriksan dan penyortiran linen. Adapun hal-hal yang akan diperiksa sebagai berikut:

a.       Jenis dan jumlah linen.

b.      Asal depratement.

c.       Kerusakan atau ternoda.

Pada kegiatan penyortiran, hal-hal yang perlu diperhatikan sebagai berikut :

a.       Jenis kain

1)      Asal bahan ( cotton, polyster, rayon, nylon, silk, wool ).

2)      Warna ( putih atau warna mda, tua, campuran).

3)      Tingkat ketebalan kain.

4)      Ukuran kain.

b.       Tipe Kotoran

1)      Yang larut dalam dry cleaning solvent ( minyak, oli, atau lili).

2)      Yang larut di dalam air ( gula, galam, kecap, soup, atau bumbu).

3)      Yang larut dalam banyuan mekanis (tanah dan lumpur)

4.      Pencucian ( washing)

Pada proses pencucian, yang harus diperhatikan adalah kapasitas mesin dan jenis tekanan mesin yang diperlukan. Petugas pencucian harus mengetahui dengan benar pengoperasian mesin. Sebelum dicuci dengan proses pencucian, terlebih dahulu linen tersebut direndam dan dihilangkan nodanya. Setelah direndam, lakukanlah tahap pencucian sebagai berikut :

a.       Dicuci dengan detergen lalu dibilas.

b.      Diperas dan dibilas kembali.

c.       Diperas lagi ( dibilas bleh sampai 3x).

5.      Pemerasan (Extracting)

Proses pemerasan dilakukan dengan menggunakan mesin extractor. Hal-hal penting yang perlu diperhatikan antara lain penggunaan mesin tersebut harus disesuaikan dengan jenis linen yang akan diperas. Yang harus diperhatikan pada saan menggunakan mesin pemeras, yaitu sebagai berikut:

a.       Perhatikan kapasitas mesin.

b.      Atur kecepatan pemerasan (tinggi, sedang atau rendah).

c.       Perhatikan kadar air pada waktu pemerasan.

6.      Pengeringan (Drying)

Proses pengeringan dilakukan untuk menyempurnakan proses pemerasan sehingga linen kering sempurna sehingga siap untuk digunakan kembali. Bila linen tidak sempurna keringnya dapat menimbulkan jamuran, noda ataupun bau yang kurang sedap.

Yang harus diperhatikan pada saat pengeringan linen adalah sebagai berikut:

a.       Perhatikan tingkat kecepatan mesin pengering.

b.      Ataur waktu yang diperukan sesuai dengan jenis linen.

c.       Linen tidak boleh terlalu dikeringkan.

7.      Penyetrikaan (pressing)

Proses menyetrika linen-linen dapat menggunakan beberapa alat, yaitu sebagai berikut:

a.       Flat roll ironer, yaitu mesin yang digunakan untuk menyetrika linen-linen hotel yang berupa lembaran. Misalnya, seprai, sarung bantal, tapak lena, napkin, dan sebagainya.

Yang harus diperhatikan pada saat menggunakan alat ini adalah sebagai berikut:

1)      Linen tidak boleh terlalu basah/kering.

2)      Linen yang sobek jangan do roll.

3)      Steam jangan terlalu panas.

4)      Bantal roll tidak merata.

5)      Dilakukan terus menerus.

Istilah lain untuk alat ini adalah Mangler/ roller.

b.      Hand ironer, alat setrika ini dipergunakan untuk linen-linen yang berukuran kecil dan dapat beberapa variasi. Dengan demikian tidak bias dimasukan ke dalam roll kain skirting yang telah dibentuk.

Yang harus diperhatikan pada saat menggunakan alat ini adalah sebagai berikut:

1)      Perhatikan ukuran panas harus sesuai dengan asal bahan.

2)      Perhatikan kabel tidak terlilit/terbuka.

3)      Selalu gunakan alas sepatu karet.

8.      Pelipatan Linen Bersih (Folding a Clean Linen)

Melipat linen dapat menggunakan mesin lipat secara manual. Pada hotel-hotel besar, pelipatan linen-linen berupa lembaran besar biasanya menggunakan folding machine yang tergabung dengan flat roll ironing. Ketika linen-linen tersebut dimasukan ke dalam roller, linen akan keluar diujung berikutnyasudah dalam keadaan terlipat. Bila dikerjakan secara manual, linen dilipat dengan tenaga manusai. Biasanya bila linen lembaran disetrika dengan roller tetapi tidak disediakan mesin pelipatnya, makan linen yang sudah disetrika tersebut akan menumpuk menunggu dilipat oleh petugas. Hal ini karena umumnya kecepatan mesin bila dibandingkan dengan kecepatan tangan manusia jelas berbeda.

9.      Penyimpanan Linen Bersih (Storing a Clean Linen)

Penyimpanan lnen bersih harus diperhatikan dengan sungguh-sungguh mengingat biaya yang dikeluarkan untuk pengadaanyantidak mudah dan jumlahnya tidak sedikit. Untuk menjaga kondisi linen tersebut, ruang penyimpanan harus bersih dan kering.

Linen-linen yang telah bersih dari laundry siap dikirim ke seksi-seksi yang membutuhkan. Sebelum dikirim ke seksi-seksi  linen tersebut disimpan dengan rapi secara berkelompok.

a.       Untuk memudahkan pengecekan setiap tumpuk linen harus sama jumlah dan jenisnya.

b.      Usahakan ada celah antara tumpukan agar ada sirkulasi udara.

c.       Gunakan system FIFO dalam pendistribusian.

d.      Lena yang berukuran besar diletakan pada rak yang plaing bawah.

e.       Lena yang sering digunakan diatur pada rak yang sejajar dengan tangan.

f.       Berikan label untuk setiap jenis lena pada rak.

g.      Sisihkan lena yang rusak.

10.  Pengiriman Linen.

Pengiriman linen ke seksi-seksi dilakukan dengan kereta roomboy dan disesuaikan dengan tingkat hunian kamar.

11.  Penggunaan Linen.

Dalam penggunaan linen perlu diperhatikan dengan baik sehingga linen yang rusak/ ternoda dapat diminimalkan. Bila ada penyalahgunaan terhadap penggunaa linen segera lapor kepada atasan.

D.     Cara Menyimpan Linen

Agar awet, linen tentu saja harus disimpan sebaik-baiknya. Untuk itu ada berbagai hal yang harus diperhatikan didalam menyimpan linen, yaitu:

Ø  Linnen yang telah dicuci dan dihaluskan dilaundry harus disimpan diatas rak penyimpanan (Linnen Rack) dan di atur menurut ukurannya.

Ø  Lipatan linnen  harus menghadap keluar agar memudah kan penghitungan maupun  pengambilannya.

Ø  Pengambilan linnen harus dilakukan dengan sistem FIFO (First In First Out), dimana linnen yang baru dikirim dari laundry harus disimpan dirak dengan posisi paling bawah agar digunakan belakangan, yaitu setelah linen yang ada di atasnya terpakai. Dengan kata lain, yang tersimpan terdahulu harus dipergunakan terdahulu, yang disimpan belakangan digunakan belakangan. Hal ini dimaksudkan supaya long life (umur) linnen tersebut menjadi panjang, awet damn tidak mudah rusak.

E.     Linen Parstock dan Linen Inventory

            Linen parstock adalah jumlah persediaan linen yang dibutuhkan dalam peredaran, atau jumlah persediaan linen yang diperlukan dalam operasi hotel. Persediaan linen ideal adalah 5 par (limat set) dengan asumsi :

·         1 par terpasang

·         1 par di linen room

·         1 par di main linen room sebagai cadangan

·         1 par kotor (belum dicuci)

·         1 par di laundry dalam proses pencucian

Hal ini tidaklah mutlak, tetapi sangat tergantung terhadap kemampuan hotel serta management policy.

            Adapun pengadaan parstock ini meliputi semua perlengkapan yang diperlukan bik di Floor Section maupun Food and Beverage outlet. Minimal perlengkapan linen yang harus dimiliki oleh suatu hotel dalam operasinya adalah 3 par dengan asumsi :

·         1 par terpasang

·         1 par kotor

·         1 par siap pakai

Untuk menghitung parstock yang diperlukan Floor Section, yaitu linen supplies yang digunakan dikamar tamu (guest room), rumusnnya adalah sebgai berikut :

Jumlah kamar x jumlah linen supplies yang terpasang x parstock

 

Contoh 1 :

            Sebuah hotel memiliki 50 buah kamar twin bed room. Satu bed dipasang 3 single sheet. Satu kamar (dengan dua bed), berarti sheet yang dipasang 6 pcs. Bila hotel tersebut menggunakan 3 parstock single sheet, maka jumlah sheet yang diperlukan adalah :

            50 x 6 x 3 = 900 pcs

Keterangan : 50 = jumlah kamar

6 = sheet yang terpasang

3 = parstock

Contoh 2 :

Di dalam restaurant terdapat 25 buah meja. Masing- masing meja untuk empat orang. Berapa table cloth serta napkin yang harus tersedia untuk 3 par?

Jawab :

Napin yang terpasang 25 x 4 pcs = 100 pcs.

Jadi linen supplies yang harus tersedia adalah 3 par :

Table cloth = 25 x 3 = 75 pcs.

Napkin = 100 x 3 = 300 pcs.

Ini untuk satu restaurant.

Jika restaurant lebih dari satu maka tinggal menghitungnya :

            Jumlah meja x jumlah linen supplies yang terpasang (table cloth dan napkin) ditiap meja x parstock :

Table cloth = 100 x 1 x 3 = 300 pcs.

Napkin       = 100 x 4 x 3 = 1200 pcs.

Keterangan : tiap satu meja dipasang 1 table cloth dengan 4 napkin.

Linen inventory yaitu pengecekan atau perhitungan terhadap jumlah lena yang dimiliki hotel yang sedang beredar. Tujuan :

·         Mengetahui jumlah linen yang beredar.

·         Mengetahui bila ada kekurangan linen.

·         Mengetahui jumlah linen yang hilang.

·         Mengetahui jumlah linen yang rusak.

·         Mengetahui bila ada kemacetan linen.

·         Dapat mengrontrol linen lebih baik.

·         Dapat mengadakan rekapitulasi lena secepatnya.