CONVERSATION ROOM RESERVATION VIA TELEPHONE

A                    : Reservation Staff

B                    : Guest

A     : “Good morning, Edotel Hotel reservation, This is Natih , How May I assist you?”

B     : “I Would like to make a reservation please.”

A     : “Sure madam, May I know the  type of room do you want, and how long do you want to stay with us and for how many person?

B     : “I Would like to have a suite room for the 17^th of June 2016 until the 20^th of June 2016 for 2 person.

A     : “Would you like to hold the line please madam, I would like to check the room availability on the periode.”

B     : “Yes, please.”

***** Reservation staff check the conventional chart *****

A     : “Thank you for holding madam. You are very lucky because one suite room still available for you on that period. May I explain to you about the room and hotel facilities?”

B     : “Yes please…”

A     : “Well madam, our suite room facilities such us : private balcony with garden view, dining room, kitchen net, telephone, minibar, TV with national and international channel, air conditioner, wardrobe complete with safety box, and bath room facilities such us shower, bathtub, toilet bowl and wash basin complete with hot and cold running water.

        And hotel facilities such us :  restaurant and bar, meeting room, laundry service, salon and beauty, sport area and parking area. The rate is Rp. 450.000 Nett per night include to daily breakfast for 2 people. Well madam, would you like to take this room?”

B     : “It’s sound fantastic, I take the room.”

A     : “Sure madam...Let me complete the reservation form madam,  Could I have your name please?”

B     : “Yes, my first name is Leony, and surname is Marsay”

A     : “How do you spell your name madam?”

B     : “Leony are L for London, E for Echo, O for Oscar, N for November, Y for Yellow and Marsay are M for Micky, A for Alfa, R for Romeo, S for Sierra A  for Alfa and Y for Yellow.

A     : “Sure Mrs. Leony Marsay, Would you like to tell me your flight number detail on your arrival and departure please?”

B     : “I will arrive with GA 505 at 10 AM, and departure with QZ 123 at 01.00 PM.”

A     : “Thank you  Mrs.  Leony. Do you have any special request?”

B     : “Yes … could I arrange airport pick up, please?”

A     : “Of course Mrs. Leony. For your information, the airport pick up will be surcharge Rp. 250.000 / car. It’s fine for you?”

B     : “Alright …”

A     : “May I know how do you will settle your guest account? In our hotel we receive AMEX, BANK AMER, and DC.”

B     : “I’ll pay by AMEX.”

A     : “Sure Miss Leony, according to our standard, we need deposit 1 night room rate to guarantee your reservation. Could I get your credit card number and the expired date please?”

B     : “Alright … 37123 45671 33312 and the expired date is in January 2017.”

A     : “Thank you Mrs. Leony, May I know your contact number and your email please?”

B     : “Of course … 612345 and my email is leony@home.com

A     : “Alright Miss Leony, Could I have your current address please?”

B     : “I live at 25 Davis St. Barcelona.”

A     : “Certainly Mrs. Leony. May I repeat your reservation?”

A     : “Well, You book one suite room for 3 nights start from 17^th of June -  20^th of June 2016.Your room rate is  Rp. 450.000 nett per night include to daily breakfast for 2 pax. The room charge and other expenses will be cover by AMEX Personal Account. Your credit card number is 37123 45671 33312  and expired date is in January 2017. You have special request for airport pick up with flight detail GA 505 at 10 AM. Airport pick up will surcharge IDR. 250.000/car. Your phone number is 612345  and email  Leony@home.com. Your home address is 25 Davis St. Barcelona. Are those correct Mrs. Marsay?”

B     : “Yes.. Correct”

A     : “Sure, Miss Leony Marsay, we are pleased to confirm your reservation. Our driver will pick you up by Avanza. He will be stand by at the arrival gate with your name and hotel name on the paging board. Is there anything else that we can do for you Miss Leony?”

B     : “No… thanks …”

A     :“Alright Miss Leony. Thank you so much for your trust and interest in our service and facilities. Confirmation letter will be sent to your email as soon as possible. If you need any further assistance, don’t be hesitate to contact us via email or telephone. We are looking forward to welcoming you on 17^th of June. ”

B     : “Thank you… good bye…”

A     : “With my pleasure Miss Leony Marsay, Good bye.

CONVERSATION HOW TO PROVIDE VALET SERVICE

PICK UP GUEST LAUNDRY

Valet          : (Knock the door 3 times) “Good morning, valet service please…”

Guest          : “Coming please…”

Valet          : “Good morning Mr. Smith, I’m Natih from valet section.  Do you have  any laundry, Mr. Smith?”

Guest          : “Yes … please take it beside my bed.”

Valet          : “Certainly Mr. Smith. Could I check your laundry first?”

Guest          : “Yes please…”

Valet          : “Well Mr. Smith. You have 2 shirts and 2 pair of trousers. The total is 4 pcs.  Is that correct?”

Guest          : “Yes … correct…”

Valet          : “May I know what is special instruction do you want? In our hotel we have washing, dry cleaning and pressing only”

Guest          : “ Washing please…”

Valet          : “May I know what kind of service do you need? We have Regular service, express service and emergency service.”

Guest          : “Could you explain to me about the service?”

Valet          : “Certainly Mr. Smith. If you want regular service, your laundry will collect before 10 AM, and will be return after 5 PM in the same day. Collection after 10 AM will be return next day after 5 PM. The price is normal price with 21% tax and service.

                    If you want express service, the last collection is 12.00 , Your laundry will finish in 6 hours with 50% additional charge + 21% tax and service. And the emergency service is the last collection at 2 pm and your laundry will finish in 3 hours with additional charge 100% + 21% tax and service. With one do want Mr. Smith?”

Guest          : “emergency please..”

Valet          : “Alright Mr. Smith. what kind of finishing do you want? Folding, on hanger or shirt starched?”

Guest          : “On hanger please…”

Valet          : “Alright Mr. Smith. May I repeat your request?”

Guest          : “Yes please..”

Valet          : “Well Mr. Smith. You have 4 pcs of laundry. 2 Pcs shirts and 2 pcs trousers. You want washing and emergency service with shirt and trouser on hanger. Is that correct?”

Guest          : “Yes.. correct..”

Valet          : “Alright Mr. Smith, thank you so much for your laundry. I will proses your laundry as soon as possible and will deliver to you approximately at 3 hours later. If you need any information, please call us by dial number 3 from your telephone.”

Guest          : “Alright … thank you for your service..”

Valet          : “With my pleasure Mr. Smith. Have a nice day…”

DELIVER GUEST LAUNDRY TO THE ROOM

Valet          : (knock the door 3x) “Valet service please …”

Guest          : “Coming please…”

Valet          : “Good afternoon Mr. Smith … I’m Natih from valet section. I would like to deliver your laundry. Would you like to check your laundry Mr. Smith?”

Guest          : “Yes … it’s good … may I know how much I must pay?”

Valet          : “Well Mr. Smith. I would like to explain to you about your laundry bill. The charge for 4 pcs + 21 tax and service is Rp. 36.300. Due to you want emergency service, the additional charge for it is 100% from your amount. So, the grand total is Rp. 72.600.”

Guest          : “Alright …”

Valet          : “Excuse me Mr. Smith, Could I have you signature over here please?”

Guest          : “Sure … (sign the bill)

Valet          : “Thank you so much Mr. Smith. Is there anything else?”

Guest          : “No… thank you…”

Valet          : “Well… thank you so much for your trust and interest Mr. Smith. If you need any further assistance, don’t be hesitate to call us by dial number 3 to laundry service.”

Guest          : “Thank you for your service.”

Valet          : “With my pleasure Mr. Smith, have a nice day…”

CONVERSATION PORTER : ESCORT GUEST TO THE ROOM

THE CONVERTATION BETWEEN A BELLBOY AND GUEST

*Handle the guest check in*

Bellboy                : “Om Swastyastu, Good Morning Madam, Welcome to Edotel Hotel Denpasar. Main your head please.”

Guest                   : “Thank you ..”

Bellboy                : “How are you today Madam?”

Guest                   : “Good.. Thank you.”

Bellboy                : “Well… May I assist you Madam? Do you have any luggage?”

Guest                   : “Yes.. in baggage..”

(Bellboy take the guest luggage from the baggage).

Bellboy                : “Excuse me Madam. You have 2 pieces of luggage, 1 suitcase and 1 hand bag. Is that correct Madam?”

Guest                   : “Yes… that’s right.”

Bellboy                : “Would you like to follow me to Front Desk?”

Guest                   : “Of Course.”

Bellboy                : “Just come this way, Madam.”

Guest                   : “Thank you…”

At the Front Desk Counter, guest will do a registration. Bellboy will take care of the guest luggage suck as put a luggage tag and check the luggage condition.

After registered, Front Desk Agent will call a bell boy to escort the guest to the room.

Reception            : “Bellboy please…”

Bellboy                : “Yes I am…”

The bellboy will come to reception and get close to the guest.

Bellboy                : “Good morning Miss. Leony. Are you ready to go to the room?”

Guest                   : “Yes… I am.”

Bellboy                : “May I borrow your room key, Miss Leony?”

Guest                   : “Oh … sure... ”

Bellboy                : “Certainly Miss. Leony, your room located on the ground floor. Follow me please … “

Guest                   : “Sure…”

When escort the guest, the bellboy explain about  general information about hotel and facilities. In this moment, the bellboy try to promotion the hotel’s product.

Bellboy                : “Excuse me Miss. Leony. For your information, our restaurant is located on the first floor next to the Pool Bar. It is open start from 07.30 – 23.00. We serve a buffet breakfast from 07.30 AM – 11.00 AM, lunch and dinner. We have a gym as well. The gym located on the ground floor behind the lobby and business centre also in the same floor, beside the gym. If you want to do a fitness, you will able to use our gym free of charge from 06.00 – 18.00.”

Guest                   : “Lovely …”

*In front of the room, bellboy will explain about the room view*

Bellboy                : “Well Miss. Leony, This is your room, Jempiring 1. The room will be facing to the garden with Frangipani flower. And here is your private balcony and please enjoy your refreshing time at the balcony.”

Guest                   : “Alright.”

Bellboy                : “Before you entire the room, would you mind if I open the door and check your room first?”

Guest                   : “No problem…”

Bell boy knock the door and open it. Bellboy get in the room, turn on the light, and open the curtain.

Bellboy                : “Well Miss Leony. Your room is ready. After you please…”

Guest                   : “ Thank you.”

Bellboy take the luggage and put in the luggage rack

Bellboy                : “Excuse me Miss Leony, May I explain your room facilities now?”

Guest                   : “Yes please….”

Bellboy                : “Alright… We start from the corner first, this is your telephone. If you want to do a local and international call please dial your destination number with area or country number first, and following by  your destination number. If you want a operator service please dial 0, dial 1 for calling room service, dial 2 for calling front desk and housekeeping and laundry service please dial number 3. “

Guest                   : “Alright…”

Bellboy                : “Well, this your television Miss. Leony.  It has 99 channel. If you want to know about your bill please choose channel 1, if you want to know about Hotel facilities you could choose channel 2. For a local and international channel please find it on the channel list.”

Guest                   : “Great…”

Bellboy                : “This is your refrigerator and mini bar. We serve a soft drink, beer and milk with the mini bar price list. If you want to keep your snack, you also could use your refrigerator.”

Guest                   : “Ok..”

Bellboy                : “Well, this is  your wardrobe. Please hanging your cloth with the hanger. This is a laundry bag. If you have dirty clothes and you want to laundry in our hotel please put your dirty clothes in the laundry bag and put in front of your room. Our Vale will be collect your laundry before  10 AM. Please don’t forget to sign the laundry price list.

                            There is a safety deposit box as well. Please keep your valuable things in the safety deposit box with 3 digits of secret number or character.”

Guest                   : “Alright…”

Bellboy                : “This is your luggage rack. Please put your luggage over here. And this is your dressing table. If you have a beauty case or hand bag, please put on the dressing table. There is a drawer as well include the hotel stationary. This is free of charges for you, Miss Leony.”

Guest                   : “Lovely…”

Bellboy                : “Now.. we move to your bath room Miss. Leony. This is your shower, you have cold and hot water. If you want hot water please press the red button and for cold water please press the blue one. This is your toilet bowl. For flashing, you just press the flashing button on the toilet bowl”

Guest                   : “Sure…”

Bellboy                : “This is your Bath tub, Miss Leony. You could enjoy the hot or cold water. The operation is same with your shower. Red button for hot water and blue button for cold water. You are able to do a private massage as well Miss. Leony. Please find out the aroma therapy in our drugs store beside the lobby.”

Guest                   : “Fantastic…”

Bellboy                : “This is your washbasin. Please wash your hand or face with the guest amenities. Our room  attendant will change or refill your amenities every day.”

Guest                   : “Good…”

Bellboy                : “That’s all about the bath room. Please follow me Miss Leony.”

Guest                   : “ Sure…”

Bellboy                : “This is your Kitchen net Miss. Leony. If you want to prepare your breakfast or meal, you are able to use your kitchen net. And for enjoy your breakfast, you could do it in your dining room.”

Guest                   : “Ok…”

Bellboy                : “That’s all about the room facilities that I could explain to you. This is your room key and guest card.”

Guest                   : “Alright…”

Bellboy                : “Is the anything else, Miss Leony?”

Guest                   : “No… thanks.. all is clear.”

Bellboy                : “Alright Miss. Leony. If you need any further assistance, don’t be hesitate to call us by dial number 2. I hope you have a pleasant stay with us Miss Leony.”

Guest                   : “ Thank you so much … this is for you..”

Bellboy                : “Thank you so much Miss. Leony. Have a nice day, good bye…”

Guest                   : “Bye…”

PELAYANAN LINEN INVENTORY

Laundry  adalah bagian dari housekeeping yang bertanggung jawab atas semua pencucian linen, baik itu house laundry maupun guest laundry. Laundry merupakan salah satu department dalam hotel, dimana laundry selalu mendapat perhatian yang sangat besar baik dari pihak manajemen maupun tamu. Adalah menjadi kewajiban hotel untuk menyediakan fasilitas laundry yang memadai demi kepuasan para  tamu. Linen dalam laundry sangat penting karena sebagian merupakan fasilitas yang akan digunakan oleh tamu, seperti sheet, towel, napkin dan lainnya. Tetapi sering kali tanpa disadari linen tersebut menghilang tanpa alasan yang jelas atau catatan, baik rusak maupun hilang. Jadi inventory linen dalam hotel sangat penting untuk mengetahui kemana linen tersebut beredar, apakah linen tersebut sedang terpasang, kotor ataupun di proses dalam pencucian laundry.

A.     Pengertian Linen dan Linen Room

            Linen adalah jenis benang atau kain yang terbuat dari serat – serat batang rami halus (flax). Bahan linen itu kering alamiah namun lunak saat dipakai bila dikelantang, warnanya akan abu – abu coklat sampai putih cream. Meskipun lebih peka terharap zat kimia, linen menyerap uang air lebih cepat dibanding katun. Selain kaku, linen juga memilki kilau alamiah, berbeda dengan katun yang umumnya lunak dan serat tidak mengkilap.

            Linen umumnya digunakan untuk membuat benda – benda yang membutuhkan kekuatan tinggi, termasuk benang jahit, senar jaring ikan, dan penutup kasur. Namun, saat ini serat – serat sintetis baru seperti nilon dan dacron dapat mengganti fungsi linen dalam beberapa hal.

            Untuk menyimpan seluruh linen, linen section mempunyai tempat khusus yang disebut linen room. Linen room harus terletak di tempat yang baik dan strategis agar mudah dijangkau dan memudahkan penerimaan linen kotor dari kamar – kamar tamu dan food and beverage outlet, serta mengirimkan linen yang masih bersih untuk dipasang.

            Linen room tidak boleh berdekatan dengan kitchen karena bau masakan dapat mempengaruhi kondisi linen yang mungkin saja akan terbawa sampai ke ruang tamu. Agar pelaksanaan kerja dapat berjalan lancar dan efektif, maka linen room harus :

·         Cukup luas sehingga para petugas dapat bekerja secara leluasa dan baik.

·         Lantai bersih, tidak licin, mudah pembersihannya, sebaiknya terbuat dari porselin berwarna putih dan polos.

·         Dinding dan langit-langitnya tinggi dan mudah dibersihkan.

·         Mempunyai penerangan yang cukup tetapi tidak menyilaukan, dan sirkulasi udara lancar agar linen yang ada didalam ruangan itu tidak menjadi lembab.

·         Jauh dari kitchen ( dapur) untuk menghindari bahaya kebakaran serta tidak terkontaminasi bau masakan.

·         Mudah dijangkau, untuk memperlancar penukaran linen.

·         Dilengkapi dengan rak-rak penyimpanan linen dan uniform karyawan.

·         Ada counter tempat penukaran linen  guna menghindari masuknya orang-orang yang tidak berkepentingan.

·         Pintu dapat  dikunci dengan baik demi keamanannya.

Guna melancarkan tugas di linen room,  sebaiknya dilengkapi dengan perlengkapan kerja sebagai berikut:

·         Kereta khusus untuk membawa linen , baik linen kotor maupun yang bersih

·         Kursi, meja beserta laci-lacinnya untuk melaksanakan tugas administrasi

·         Keranjang atau kotak besar tempat linen kotor.

·         Tangga untuk mengambil linen dari rak yang tinggi.

·         Mesin jahit guna memperbaiki linen atau uniform yang rusak serta cucian tamu yang perlu diperbaiki.

·         Telepon sebagai alat komunikasi dengan seluruh seksi dan department yang ada dihotel.

B.     Jenis Linen Supplies

            Linen supplies yang dipergunakan di Housekeeping Department  meliputi :

1.      Bed skirt, berfungsi sebagai penutup spring box (bed) hingga menutup seluruh kaki bed, warnanya disesuaikan dengan interior.

2.      Bed pad, yanitu alas tidur yang dipasang di atas matras, berfungsi :

a.       Sebagai peredam panas karena kasur terbuat dari busa, agar tamu dapat tidur dengan nyaman.

b.      Sebagai peredam kotoran. Terutama bila ditempati oleh anak – anak yang terkadang ngompol. Bed pad ini dapat dilepas dan dicuci sementara kasurnya tetap bersih.

3.      Sheet, terdiri dari dua jenis yaitu double sheet yang berukuran 230 x 275 cm dan single yang berukuran 175 x 275 cm. Setiap bed dipasang 3 pcs, yaitu :

·         Lembar pertama sebagai alas tidur di atas matras (kasur)

·         Lembar kedua dan ketiga sebagai pembungkus blanket (selimut) agar bulu – bulu selimut tidak mengenai kulit tubuh secara langsung yang dapat mengakibatkan gatal – gatal bagi sebagian tamu atau bulu selimut tidak mengotori bau tidur tamu.

·         Blanket (selimut), yang double berukuran 230 x 250 cm, dan single berukuran 175 x 250 cm.

·         Bed cover ( spring bed) dipasang di atas matras paling atassebagai penutup bed sehingga sebelum dipakai oleh tamu, bed ini masih dalam keadaan bersih, rapi, disamping juga menjadikan kamar tidur tampak indah, karena bed ini biasanya berwarna lembut menawan sesuai warna lantai kamar bed cover (karpet).

4.      Pillow case (sarung bantal), berukuran 50 x 75 cm.

5.      Towel (handuk) yang terdiri dari :

Ø  Bath towel, handuk untuk mandi, berukuran 60 x 122 cm.

Ø  Hand towel, handuk untuk lap tangan, berukuran 20 x 100 cm.

Ø  Face towel, handuk khusus untuk lap muka, berukuran 30 x 45 cm.

Ø  Bath mats, dipakai untuk membersihkan kaki, sebagai keset, sebelum masuk kedalam bath tub untuk berendam, berukuran 60 x 90 cm.

6.      Glass curtain, hordyin jendela yang tipis, transparan (glass) disebut juga net curtain karena seperti jaring.

7.      Night curtain, hordyin jendela yang tebal, yang dipasang atau ditutup pada malam hari, disebut juga black out curtainkarena dari luar kelihatan gelap shingga orang tidak dapat melihat ke dalam kamar.

8.      Shower curtain, hordyin yang dipasang di dalam kamar mandi diatas bath tub (bak mandi) ketika tamu mandi dengan shower. Ujung bagian bawah curtain ini masuk kedalam bath tub sehingga air tidak menggenangi lantai kamar mandi.

9.      Dust cloth, serbet atau lap untuk membersihkan meja, kursi, cermin, dan perlengkapan lain di dalam kamar.

10.  Glass cloth/glass towel, serbet atau lap khusus untuk mengeringkan gelas gelas sehabis dicuci.

Sedangkan linen supplies yang dipergunakan oleh Food and Beverage Department adalah sebagai berikut :

1.      Multon, terbuat dari bahan laken (kain yang lembut dan agak tebal) yang dipasang diatas meja, tepat dibawah taplak meja.

-           Untuk meredam panas hingga cat atau politur mja tidak lekas luka.

-          Untuk meredam suara saat petugas meletakkan/memasang alat – alat makan atau minum di atas meja.

2.      Tables cloth (taplak meja), untuk menutup meja makan. Taplak ini ada berbagao jenis ukurannya, sesuai dengan ukuran dan bentuk meja makannya. Begitu pula untuk tiap – tiap out let (restaurant), kadang mempunyai warna yang berbeda, disesuaikan dengan interior restaurantnya.

3.      Napkin, serbet makan yang dipasang diatas meja makan dengan berbagi macam bentuk yang sekaligus berfungsi sebagai hiasan. Ada yang berbentuk kipas, kupu – kupu, bunga mawar, topi, piramid, dll.

4.    Table skirting, di dalam suatu pesta dimana hidangan (makan dan minuman) sudak ditata diatas meja panjang (buffet table), maka daun meja ditutup dengan taplak sedangkan bagian sampingnya ditutup dengan kain panjang, menjuntai ke bawah hingga menutup seluruh kaki meja. Penutup ini juga berfungsisebagai penghias sehingga dibuat berimpel – rimpel untuk mempercantik bentuk skirting.

5.    Green velvet, digunakan untuk taplak meja sidang atau rapat – rapat di dalam ruang pertemuan dan biasanya terbuat dari bahan wool berwarna hijau, walaupun ada juga yang berwarna lain (biru, merah , kuning). Ukuran panjang satu setengah meter sampai empat meter, sedangkan lebarnya 90 cm atau lebih.

6.    Tray mat/place mat, kain penutup nampan, terbuat dari kain batik ataubahan lain sehingga tidak licin saat dipakai untuk membawa hidangan bagi para tamu.

7.    Glass towel/ glass cloth, untuk mengeringkan gelassetelah dicuci, serta mengelap gelas sebelum dipasang, diatas meja makan.

8.    Kitchen towel, kain lampin untuk mengangkat alat – alat dapur yang panas, misalnya panci, belanga, dll.

9.    Apron (celemek), rok yang dipakai untuk cooker (juru masak)  atau waiter untuk menutup tubuh bagian depan agar pakaian dinasnnya tidak cepat kotor.

10.                        Service napkin, serbet lap yang dipakai oleh waiter restaurant saat menuang air es kedalam gelas minum agar tidak menetes dan membasahi tamu.

C.     Proses Pencucian Linen

Setelah diadakan perputaran linen-linen tersebut digunakan bagi keperluan operasional seperti menyiapkan kamar, atau kegiatan layanan makanan dan minuman di hotel. Pada esok harinya linen tersebut akan diganti dengan linen baru agar dapat diketahui sumber linen kotor  tersebut bermula baik itu dari kelalaian pada seksi atau departemen lain atau dari kamar tamu. Adapun proses pencucian linen, sebagai berikut :

1.      Pengumpulan Linen Kotor ( Collecting a soiled Linen)

Linen- linen kotor dikumpulkan dalam Linen humper ( untuk room section). Kemudian, petugas linen akan mengambil linen yang kotor dari Linen hunper , sekaligus mengumpulkan dan mencatat jenis dan jumlahnya. Pencatatan ini penting dilakukan untuk menghitung jumlah linen yang dipakai dan diganti. Penghitungan antara keduanya harus sama, sedangkan untung linen kotor dari restaurant, pengumpulannya dilakukan langsung oeh petugas restaurant itu sendiri. Setelah diambil dari kamar maka linen kotor dibawa ke Linen room untuk dibuatkan daftar cucian dan administrasi lain sebagai fungsi kontrol. Adapun hal-hal yang harus di perhatikan yaitu sebagai berikut :

a.      Semua linen yang akan dicuci di Laundry, harus melalui General Linen Room disertai daftar cucian.

b.      Jumlah linen kotor yang dikirim harus tertulis di dalam daftar cucian.

c.       Setelah sampai di binatu, linen kotor akan dihitung oleh Linen Checker bersama dengan Linen Boy dan petugas linen.

d.      Hasil penghitungan akan ditulis pada daftar cucian.

e.       Pengiriman kembali linen bersih ke ruang linen ( Linen Room) harus sama dengan  jumlah linen kotor yang dikirim dan disertai dengan daftar cucian.

f.       Jika terjadi perbedaan, harus segera ditinjaklanjuti.

2.      Pengiriman ( Delivering a soiled linen)

Pengiriman linen kotor pada umumnya dilakukan petugas Linen Boy/ Linen runner dengan beberapa cara, antara lain :

a.       Dipikul

Cara ini sudah jarang digunakan di hotel- hotel, mengingat resiko kecelakaan kerja yang dapat terjadi sangat tinggi. Linen kotor yang akan dibawa bukan hanya satu atau dua klembar saja, melaikan bias saja dalam jumlah yang banyak. Kalau cara ini terpakasa dilakukan maka harus memperhatikan beran beban yang akan dibawa, misalnya sebagai berikut :

1)      Linen harus dibungkus dengan linen lain sehingga kemungkinan ada linen yang rusak atau ternoda.

2)      Oleh karena digunakan sebagai pelindung linen yang lain, maka linen pembungkus tidak boleh diletakan sembarangan.

3)      Linen tidak boleh diseret.

b.      Menggunakan Kereta Linen (Linen Trilley)

Cara ini paling banyak dijumpai di hotel, karena mengingat efisiensi kerja dan kemudahan dalam pengantaran. Karena penggunaan kereta, maka linen terjaga kebersihannya dan petugas terhindar dari keseleo atau kecelakaan kerja.

c.       Menggunakan Saluran Linen ( Linen Chute)

Saluran linen diprgunakan di hotel-hotel bertingkat, untuk mempermudahkan pengiriman linen kotor dari lantai-lantai tinggi. Jika hotel menyediakan linen chute sebagai sarana untuk mengirim linen kotor maka ada hal-hal yang harus diperhatikan sebagai berikut:

1)      Pastikan tidak ada benda-benda tajam didalam saluran linen.

2)      Pada tempat keluaran linen (di laundry) perlu ditempatkan trolley penampungan agar linen tidak jatuh secara langsung ke lantai. Pastika kebersihan linen chute-nya.

3)      Jagan memasukan linen terlalu banyak sehingga menutupi saluran.

3.      Pemeriksaan / Penyortiran Linen Kotor ( Checking a Soiled Linen)

Setelah linen kotor berada di laundry untuk dicuci, maka petugas laundry akan melakukan pemeriksan dan penyortiran linen. Adapun hal-hal yang akan diperiksa sebagai berikut:

a.       Jenis dan jumlah linen.

b.      Asal depratement.

c.       Kerusakan atau ternoda.

Pada kegiatan penyortiran, hal-hal yang perlu diperhatikan sebagai berikut :

a.       Jenis kain

1)      Asal bahan ( cotton, polyster, rayon, nylon, silk, wool ).

2)      Warna ( putih atau warna mda, tua, campuran).

3)      Tingkat ketebalan kain.

4)      Ukuran kain.

b.       Tipe Kotoran

1)      Yang larut dalam dry cleaning solvent ( minyak, oli, atau lili).

2)      Yang larut di dalam air ( gula, galam, kecap, soup, atau bumbu).

3)      Yang larut dalam banyuan mekanis (tanah dan lumpur)

4.      Pencucian ( washing)

Pada proses pencucian, yang harus diperhatikan adalah kapasitas mesin dan jenis tekanan mesin yang diperlukan. Petugas pencucian harus mengetahui dengan benar pengoperasian mesin. Sebelum dicuci dengan proses pencucian, terlebih dahulu linen tersebut direndam dan dihilangkan nodanya. Setelah direndam, lakukanlah tahap pencucian sebagai berikut :

a.       Dicuci dengan detergen lalu dibilas.

b.      Diperas dan dibilas kembali.

c.       Diperas lagi ( dibilas bleh sampai 3x).

5.      Pemerasan (Extracting)

Proses pemerasan dilakukan dengan menggunakan mesin extractor. Hal-hal penting yang perlu diperhatikan antara lain penggunaan mesin tersebut harus disesuaikan dengan jenis linen yang akan diperas. Yang harus diperhatikan pada saan menggunakan mesin pemeras, yaitu sebagai berikut:

a.       Perhatikan kapasitas mesin.

b.      Atur kecepatan pemerasan (tinggi, sedang atau rendah).

c.       Perhatikan kadar air pada waktu pemerasan.

6.      Pengeringan (Drying)

Proses pengeringan dilakukan untuk menyempurnakan proses pemerasan sehingga linen kering sempurna sehingga siap untuk digunakan kembali. Bila linen tidak sempurna keringnya dapat menimbulkan jamuran, noda ataupun bau yang kurang sedap.

Yang harus diperhatikan pada saat pengeringan linen adalah sebagai berikut:

a.       Perhatikan tingkat kecepatan mesin pengering.

b.      Ataur waktu yang diperukan sesuai dengan jenis linen.

c.       Linen tidak boleh terlalu dikeringkan.

7.      Penyetrikaan (pressing)

Proses menyetrika linen-linen dapat menggunakan beberapa alat, yaitu sebagai berikut:

a.       Flat roll ironer, yaitu mesin yang digunakan untuk menyetrika linen-linen hotel yang berupa lembaran. Misalnya, seprai, sarung bantal, tapak lena, napkin, dan sebagainya.

Yang harus diperhatikan pada saat menggunakan alat ini adalah sebagai berikut:

1)      Linen tidak boleh terlalu basah/kering.

2)      Linen yang sobek jangan do roll.

3)      Steam jangan terlalu panas.

4)      Bantal roll tidak merata.

5)      Dilakukan terus menerus.

Istilah lain untuk alat ini adalah Mangler/ roller.

b.      Hand ironer, alat setrika ini dipergunakan untuk linen-linen yang berukuran kecil dan dapat beberapa variasi. Dengan demikian tidak bias dimasukan ke dalam roll kain skirting yang telah dibentuk.

Yang harus diperhatikan pada saat menggunakan alat ini adalah sebagai berikut:

1)      Perhatikan ukuran panas harus sesuai dengan asal bahan.

2)      Perhatikan kabel tidak terlilit/terbuka.

3)      Selalu gunakan alas sepatu karet.

8.      Pelipatan Linen Bersih (Folding a Clean Linen)

Melipat linen dapat menggunakan mesin lipat secara manual. Pada hotel-hotel besar, pelipatan linen-linen berupa lembaran besar biasanya menggunakan folding machine yang tergabung dengan flat roll ironing. Ketika linen-linen tersebut dimasukan ke dalam roller, linen akan keluar diujung berikutnyasudah dalam keadaan terlipat. Bila dikerjakan secara manual, linen dilipat dengan tenaga manusai. Biasanya bila linen lembaran disetrika dengan roller tetapi tidak disediakan mesin pelipatnya, makan linen yang sudah disetrika tersebut akan menumpuk menunggu dilipat oleh petugas. Hal ini karena umumnya kecepatan mesin bila dibandingkan dengan kecepatan tangan manusia jelas berbeda.

9.      Penyimpanan Linen Bersih (Storing a Clean Linen)

Penyimpanan lnen bersih harus diperhatikan dengan sungguh-sungguh mengingat biaya yang dikeluarkan untuk pengadaanyantidak mudah dan jumlahnya tidak sedikit. Untuk menjaga kondisi linen tersebut, ruang penyimpanan harus bersih dan kering.

Linen-linen yang telah bersih dari laundry siap dikirim ke seksi-seksi yang membutuhkan. Sebelum dikirim ke seksi-seksi  linen tersebut disimpan dengan rapi secara berkelompok.

a.       Untuk memudahkan pengecekan setiap tumpuk linen harus sama jumlah dan jenisnya.

b.      Usahakan ada celah antara tumpukan agar ada sirkulasi udara.

c.       Gunakan system FIFO dalam pendistribusian.

d.      Lena yang berukuran besar diletakan pada rak yang plaing bawah.

e.       Lena yang sering digunakan diatur pada rak yang sejajar dengan tangan.

f.       Berikan label untuk setiap jenis lena pada rak.

g.      Sisihkan lena yang rusak.

10.  Pengiriman Linen.

Pengiriman linen ke seksi-seksi dilakukan dengan kereta roomboy dan disesuaikan dengan tingkat hunian kamar.

11.  Penggunaan Linen.

Dalam penggunaan linen perlu diperhatikan dengan baik sehingga linen yang rusak/ ternoda dapat diminimalkan. Bila ada penyalahgunaan terhadap penggunaa linen segera lapor kepada atasan.

D.     Cara Menyimpan Linen

Agar awet, linen tentu saja harus disimpan sebaik-baiknya. Untuk itu ada berbagai hal yang harus diperhatikan didalam menyimpan linen, yaitu:

Ø  Linnen yang telah dicuci dan dihaluskan dilaundry harus disimpan diatas rak penyimpanan (Linnen Rack) dan di atur menurut ukurannya.

Ø  Lipatan linnen  harus menghadap keluar agar memudah kan penghitungan maupun  pengambilannya.

Ø  Pengambilan linnen harus dilakukan dengan sistem FIFO (First In First Out), dimana linnen yang baru dikirim dari laundry harus disimpan dirak dengan posisi paling bawah agar digunakan belakangan, yaitu setelah linen yang ada di atasnya terpakai. Dengan kata lain, yang tersimpan terdahulu harus dipergunakan terdahulu, yang disimpan belakangan digunakan belakangan. Hal ini dimaksudkan supaya long life (umur) linnen tersebut menjadi panjang, awet damn tidak mudah rusak.

E.     Linen Parstock dan Linen Inventory

            Linen parstock adalah jumlah persediaan linen yang dibutuhkan dalam peredaran, atau jumlah persediaan linen yang diperlukan dalam operasi hotel. Persediaan linen ideal adalah 5 par (limat set) dengan asumsi :

·         1 par terpasang

·         1 par di linen room

·         1 par di main linen room sebagai cadangan

·         1 par kotor (belum dicuci)

·         1 par di laundry dalam proses pencucian

Hal ini tidaklah mutlak, tetapi sangat tergantung terhadap kemampuan hotel serta management policy.

            Adapun pengadaan parstock ini meliputi semua perlengkapan yang diperlukan bik di Floor Section maupun Food and Beverage outlet. Minimal perlengkapan linen yang harus dimiliki oleh suatu hotel dalam operasinya adalah 3 par dengan asumsi :

·         1 par terpasang

·         1 par kotor

·         1 par siap pakai

Untuk menghitung parstock yang diperlukan Floor Section, yaitu linen supplies yang digunakan dikamar tamu (guest room), rumusnnya adalah sebgai berikut :

Jumlah kamar x jumlah linen supplies yang terpasang x parstock

 

Contoh 1 :

            Sebuah hotel memiliki 50 buah kamar twin bed room. Satu bed dipasang 3 single sheet. Satu kamar (dengan dua bed), berarti sheet yang dipasang 6 pcs. Bila hotel tersebut menggunakan 3 parstock single sheet, maka jumlah sheet yang diperlukan adalah :

            50 x 6 x 3 = 900 pcs

Keterangan : 50 = jumlah kamar

6 = sheet yang terpasang

3 = parstock

Contoh 2 :

Di dalam restaurant terdapat 25 buah meja. Masing- masing meja untuk empat orang. Berapa table cloth serta napkin yang harus tersedia untuk 3 par?

Jawab :

Napin yang terpasang 25 x 4 pcs = 100 pcs.

Jadi linen supplies yang harus tersedia adalah 3 par :

Table cloth = 25 x 3 = 75 pcs.

Napkin = 100 x 3 = 300 pcs.

Ini untuk satu restaurant.

Jika restaurant lebih dari satu maka tinggal menghitungnya :

            Jumlah meja x jumlah linen supplies yang terpasang (table cloth dan napkin) ditiap meja x parstock :

Table cloth = 100 x 1 x 3 = 300 pcs.

Napkin       = 100 x 4 x 3 = 1200 pcs.

Keterangan : tiap satu meja dipasang 1 table cloth dengan 4 napkin.

Linen inventory yaitu pengecekan atau perhitungan terhadap jumlah lena yang dimiliki hotel yang sedang beredar. Tujuan :

·         Mengetahui jumlah linen yang beredar.

·         Mengetahui bila ada kekurangan linen.

·         Mengetahui jumlah linen yang hilang.

·         Mengetahui jumlah linen yang rusak.

·         Mengetahui bila ada kemacetan linen.

·         Dapat mengrontrol linen lebih baik.

·         Dapat mengadakan rekapitulasi lena secepatnya.